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L’AEV relève le défi du télétravail généralisé

L’AEV relève le défi du télétravail généralisé

Très peu d’agents du secteur public avaient jusque-là sauté le pas : en mars 2018, on comptait 4,65 % d’agents en télétravail pour l’administration territoriale de l’État et en moyenne 3,5 % pour l’administration centrale[1], soit une pratique très limitée. Mais la crise sanitaire actuelle et les préconisations du gouvernement pour endiguer la propagation du virus ont entraîné une généralisation du travail à distance pour les activités qui le permettent.

Crédit photo : Pixabay

L’AEV, précurseur en la matière, n’a pas attendu la crise COVID-19 pour proposer à ses agents ce mode de travail. Soucieuse des équilibres vie professionnelle / vie personnelle et de l’intérêt de limiter certains temps de déplacements, elle a été l’un des tout premiers établissements publics à s’engager dans ce mode d’organisation, qui a été adopté par 25 % du personnel dès l’année de sa mise en place. L’amplification de cette pratique au sein de l’Agence a cependant requis des adaptations, aussi bien sur les volets techniques que managériaux.

Un suivi technique au quotidien pour assurer la continuité d’activité

La multiplication par quatre du nombre de télétravailleurs au sein de l’AEV en un temps très court a nécessité de doubler le nombre de serveurs pour répondre aux nouveaux besoins de connexions à distance. « Pour s’assurer que chaque agent puisse télétravailler dans des conditions optimales, il était indispensable de veiller quotidiennement au bon fonctionnement de solutions telles que Citrix, réunissant l’ensemble des applications et des données au sein d’un espace de travail sûr et unifié » indique Serge Salvi, opérant à l’époque en tant qu’administrateur réseaux au service Systèmes d’information. Sans oublier l’outil informatique permettant de prendre la main à distance sur les PC, qui s’est révélé d’une formidable efficacité pour porter assistance aux agents rencontrant un problème technique sur leurs appareils.

« L’autre sujet clé, pouvant paraître évident mais qui a constitué un vrai défi, a été de mettre des PC portables à disposition des agents uniquement équipés d’un ordinateur fixe », complète-t-il. Un défi en matière d’approvisionnement ! Le télétravail généralisé a par ailleurs nécessité la mise en place de signatures électroniques certifiées, permettant à la direction de viser les différents projets et de les sécuriser juridiquement.

Une fois ces équipements fonctionnels pour tous, l’autre priorité a été de proposer un outil de travail collaboratif. « Quelques jours après le début du premier confinement, un logiciel de visioconférence cohérent avec les outils bureautiques s’est imposé comme une évidence et a été déployé pour l’ensemble des agents en un temps record » se rappelle Serge Salvi. « Il a permis – et permet encore ! – d’optimiser les réunions et les points d’équipe grâce au partage de documents, tout en recréant un peu de convivialité ». La dématérialisation ne doit en effet pas empêcher les moments de rencontres et d’échanges, qui restent indispensables au bon fonctionnement du service.

Garder le lien

Le passage au télétravail à domicile, jusqu’à 5 jours par semaine pour certains métiers, a souligné l’importance des bonnes pratiques : posture adéquate, espace de travail dédié quand le logement le permet, pauses régulières, respect des horaires… Mais, au-delà de ces considérations, l’autre facteur clé de succès est bien sûr le maintien du lien social : « Conserver un rythme de travail journalier tout en gardant un lien avec son équipe à travers des échanges fréquents est fondamental. L’organisation de réunions téléphoniques ou en visioconférence avec les collègues, ou encore des points réguliers avec le chef de service diminue considérablement le risque d’isolement, et nécessite d’adapter sa technique de management, de conduite de réunions, et d’évaluation des objectifs fixés », commente Joël de Sousa, Responsable des Ressources humaines à l’AEV.

Avec le confinement, les postes encadrants ont ainsi développé des liens particuliers avec leurs équipes qui n’auraient sans doute pas vu le jour de cette manière en présentiel. « Cela peut passer par de simples échanges sur l’état de santé de chacun, un partage des éventuelles difficultés rencontrées avant de démarrer une réunion. En somme, une approche intégrant davantage le fait de prendre soin de l’autre », indique Joël de Sousa.

La communication interne s’est également renouvelée pour venir au chevet des personnes assignées à domicile. En période de confinement, des petits clins d’œil humoristiques, envoyés quotidiennement à l’ensemble des agents, visaient à maintenir le collectif de travail et à créer de la cohésion au sein des équipes.

Et après ?

L’enjeu est aujourd’hui de préparer au mieux les phases de retour à des modes de travail plus « normaux ». Au regard de l’expérience acquise et de la publication du décret du 5 mai 2020, l’AEV travaille à une actualisation du cadre du télétravail. « Les pratiques mises en place ont fait la preuve de leur robustesse, mais ont également soulevé des questions de la part des agents et de l’encadrement », ajoute Erwann Le Guern, Directeur des Ressources et des Moyens à l’AEV. « Nous développons collectivement une expérience très riche en matière de télétravail. C’est pourquoi nous avons lancé une démarche fondée sur le volontariat qui aura pour finalités de tirer les enseignements de la période écoulée (organisation du travail, évolution du lien au sein des équipes, adéquation des ressources disponibles…) et d’étudier la transposition du cadre réglementaire (charte du télétravail, processus interne de validation…), afin d’élaborer, ensemble, le futur cadre du télétravail au sein de l’Agence », conclut-il.

À travers cette initiative, l’AEV souhaite prendre en main un enjeu clé pour la qualité de vie au travail au cours des prochaines années.

[1] https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/politiques_emploi_public/bilan-teletravail.pdf